Die engere Auswahl
Die Airbnb-Tabellen, die deine Zeit wert sind
Eine Airbnb-Tabelle hat eine Aufgabe: das Durcheinander aus Buchungen, Gebühren, Kosten und Steuerpflichten in eine einzige verlässliche Quelle zu verwandeln, auf die ein Gastgeber sich stützen kann. Die meisten Vorlagen, die bei Google auftauchen, scheitern an einer der vier Kernaufgaben (Buchungen verfolgen, Gebühren abrechnen, Ausgaben verfolgen, Gewinn- und Verlustrechnung auf Netto-Basis). Die engere Auswahl unten zeigt die Vorlagen, die einen Blick wert sind, geprüft an diesen vier Aufgaben, und wofür jede am besten taugt.
Im direkten Vergleich
Airbnb Tabellen im Vergleich
| Templacity Host SheetMehrere Ferienwohnungen | Selbstgebautes Google SheetEine Ferienwohnung | Allgemeine Vorlage von EtsyAllgemein | |
|---|---|---|---|
| Buchungen verfolgen | Zeilen pro Aufenthalt mit kompletter Gebührenkette | Manuell, hängt vom Ersteller ab | Oft ausgelassen oder in die Einnahmen eingerechnet |
| Gebühren abrechnen | Gastgebergebühr, Übernachtungssteuer, getrennte Reinigung | Manuell | Meist nur brutto |
| Ansicht pro Ferienwohnung | Ja, mit Auswahl | Meist nur eine Ferienwohnung | Selten |
| Steuerexport | Kategorisiert, passend zu Schedule E | Manuell | Selten steuerfertig |
| Kosten | Bezahlt | Gratis | $5 bis $25 |
| Am besten für | 1-10 Ferienwohnungen, bewusst geführter Betrieb | Eine Ferienwohnung, zum Selberbauen | Schneller erster Versuch |
Erste Wahl
Erste Wahl für ernsthafte Gastgeber
Templacity Host Sheet
Gebaut für Gastgeber mit einer bis zehn Ferienwohnungen, die die komplette Gebühren- und Steuerkette pro Aufenthalt sehen wollen. Mit Auswahl pro Ferienwohnung, Abgleich über mehrere Aufenthalte, einer Kategorienstruktur, die zu Schedule E passt, und einem Aufschlüsselungsrechner als eigenem Tab.
- Format
- Google-Sheets-Vorlage (auch mit Excel kompatibel)
- Tabs
- Bookings, Fees, Expenses, P&L, Per-property dashboard
- Einrichtungszeit
- ca. 20 Minuten für die erste Ferienwohnung
- Pflegeaufwand pro Woche
- 10-15 Minuten, sobald die Formeln stimmen
- Am besten für
- Gastgeber mit 1-10 Ferienwohnungen; Co-Gastgeber; ernsthaftes Gastgeben als Nebenverdienst
Das Templacity Host Sheet ist unsere erste Empfehlung für Gastgeber mit mehr als einer Ferienwohnung oder für alle, die ihre Buchführung zum Jahresende ohne Umformatieren an eine Steuerberatung übergeben wollen. Dank der Auswahl pro Ferienwohnung kommt eine kleine Zahl von Ferienwohnungen mit einer einzigen Tabelle aus, ohne eine Datei pro Ferienwohnung. Die Gebührenkette (Airbnb-Gebühr für Gastgeber, einbehaltene Übernachtungssteuer, eingenommene gegenüber bezahlter Reinigung) wird pro Aufenthalt aufgeschlüsselt, sodass der Netto-Ertrag schon auf Zeilenebene sichtbar ist.
Für Gastgeber mit einer einzigen Ferienwohnung ist das Argument für eine bezahlte Vorlage schwächer. Ein selbstgebautes Google Sheet mit fünf Tabs und sauberen Formeln erledigt dieselbe Aufgabe ohne Kosten. Dafür bezahlst du mit Zeit: Eine selbstgebaute Tabelle, die dieselben Sonderfälle abdeckt wie eine erprobte Vorlage, kostet vier bis acht Stunden, dazu kommen die Fehler, die im ersten Quartal an Buchungen durchlaufen.
Selbst bauen
Das selbstgebaute Google Sheet, das wirklich funktioniert
Für Gastgeber, die lieber selbst bauen, ist das selbstgebaute Google Sheet wirklich in Ordnung. Fünf Tabs decken das Jahr ab: Bookings (eine Zeile pro Aufenthalt, mit allen Gebührenfeldern), Fees (Formel-Tab, der Servicegebühr für Gastgeber, Steuern und Auszahlung ableitet), Expenses (Anteil an der Hypothek, Nebenkosten, Verbrauchsmaterial, Versicherung, Reparaturen), P&L (Zusammenfassung seit Jahresbeginn) und Per-property (Filteransicht nach Inserat).
Der Trick ist der Bookings-Tab. Jede Zeile sollte festhalten: Aufenthalts-ID, Name des Inserats, Check-in, Check-out, Nächte, Preis pro Nacht, berechnete Reinigungsgebühr, abgezogene Servicegebühr für Gastgeber, abgezogene Übernachtungssteuer, Auszahlung, bezahlte Reinigungskraft, anteilig abgeschriebenes Verbrauchsmaterial, Rücklage für Schäden und Netto-Ertrag pro Aufenthalt. Wenn diese Zeile stimmt, ist jeder andere Tab nur eine Zusammenfassung dieser Felder. Erst die Zeile bauen, dann die Formeln.
Eine gute Airbnb-Tabelle misst sich daran, worauf sie dich zwingt zu schauen, nicht an der Zahl ihrer Tabs.Aus dem Fazit
Was du meiden solltest
Vorlagen, die du dir sparen kannst
Lass Vorlagen links liegen, die die Reinigungsgebühr, die der Gast sieht, als Einnahme des Gastgebers behandeln. Sie rechnen dein Einkommen zu hoch, deine Steuerlast zu niedrig und verschleiern still, ob die Reinigung unterm Strich Gewinn oder Verlust bringt. Die Position sollte getrennt sein: eingenommene Reinigungsgebühr (Einnahme) und bezahlte Reinigungskraft (Kosten), der Unterschied ist die Reinigungsmarge.
Lass Vorlagen links liegen, die alle Ausgaben in einer einzigen Spalte „Ausgaben“ zusammenwerfen. Die Kategorienstruktur macht die Tabelle zur Steuerzeit nützlich. Schedule E (das US-Steuerformular für Mieteinnahmen) verlangt Kategorien: Werbung, Reinigung und Instandhaltung, Provisionen und Gebühren, Versicherung, Rechts- und Beratungskosten, Reparaturen, Verbrauchsmaterial, Steuern, Nebenkosten, Abschreibung. Eine Vorlage, die alles zusammenwirft, musst du zur Steuerzeit umbauen.
Lass Vorlagen links liegen, in denen du einen Aufenthalt nicht als steuerpflichtig oder steuerfrei markieren kannst. Manche Gebiete befreien lange Aufenthalte (meist ab 28 Nächten) von der Übernachtungssteuer, andere, die nur Kurzzeitvermietung kennen, erheben sie bei jedem Aufenthalt. Die Tabelle muss den Unterschied markieren können, sonst zahlst du zum Jahresende zu viel oder zu wenig Steuer.
Alles, was du einem Gast in die Hand gibst, aufeinander abgestimmt und gemeinsam zu einem Preis.
Gut kombinierbar
Was gut zur Tabelle passt
Die Tabelle erledigt die Buchhaltung. Die Entscheidungen im Tagesgeschäft nimmt sie dir nicht ab. Dafür kombinierst du sie mit dem Airbnb-Aufschlüsselungsrechner für Preisentscheidungen, der Airbnb-Ausgabentabelle, um die Kostenentwicklung pro Ferienwohnung über das Jahr zu verfolgen, und dem Airbnb-Gebührenrechner für Gastgeber für Preissimulationen bei neuen Inseraten.
Für Gastgeber mit mehreren Ferienwohnungen, die über fünf hinauswachsen, verliert die Tabelle irgendwann gegen spezialisierte Software (Hostfully, Lodgify, OwnerRez oder ähnliche). Der Wendepunkt liegt meist bei sechs bis zehn Ferienwohnungen, je nachdem, wie viel manuellen Abgleich du in Kauf nimmst. Wer weniger als sechs hat, fährt fast immer besser damit, bei der Tabelle zu bleiben und das Software-Abo zu sparen.
Wenn du lieber eine fertige statt einer leeren Tabelle willst: Die Airbnb-Tabellenvorlage, die wir verkaufen, hat dieselbe Struktur, ist schon aufgebaut und wartet nur darauf, dass du sie ausfüllst.
FAQ
Häufige Fragen, kurz beantwortet
Was ist die beste Airbnb-Tabelle?
Brauche ich eine Airbnb-Tabelle?
Kann ich einfach das Dashboard von Airbnb nutzen?
Welche Tabs sollte die Tabelle haben?
Soll ich für eine Vorlage zahlen oder selbst bauen?
Drei speziellere Tabellen, die man kennen sollte: die Airbnb-Analysetabelle, um eine Ferienwohnung zu bewerten, bevor du dich festlegst, die Tabelle für Kurzzeitvermietung, wenn du auch außerhalb von Airbnb inserierst, und unser Leitfaden zum Verfolgen deiner Airbnb-Zahlen für die Zahlen im Alltag.
Falls deine Frage oben fehlt, schreib sie in die Kommentare, wir beantworten sie im nächsten Airbnb-Beitrag.
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