Warum eine Vorlage
Warum eine Gästemappe-Vorlage besser ist als eine selbst gebaute
Wer eine Gästemappe von Grund auf baut, erklärt zu viel. Der WLAN-Abschnitt füllt drei Absätze, und beim Check-out wird das Geschirr vergessen. Eine Vorlage bringt die Disziplin mit, die der Gastfreundschaft des Gastgebers im Weg steht: kurze Abschnitte, jeder mit einer Aufgabe, in der Reihenfolge, in der Gäste fragen.
Der andere Grund ist Einheitlichkeit. Wer zwei oder mehr Unterkünfte betreibt, will überall dieselbe Struktur. Die Vorlage sorgt dafür, ohne dass man daran denken muss.
Die acht Abschnitte
Die acht Abschnitte, die jede Gästemappe braucht
1. WLAN (immer zuerst)
Netzwerkname, Passwort und welchen Router du neu starten sollst, wenn die Verbindung abbricht. Druck das in 18 pt auf eine Karte an der Küchentheke. Es ist die am häufigsten gestellte Gästefrage und die einzige, bei der die Antwort völlig eindeutig ist.
2. Check-in
Türcode, wo du den Schlüssel findest, falls es keinen Code gibt, Hinweise zum Parken und was zu tun ist, wenn der Code nicht funktioniert. Drei Sätze. Die Telefonnummer des Gastgebers ist das Sicherheitsnetz, nicht die Hauptanweisung.
3. Check-out
Konkrete Aufgaben: Geschirr in die Spülmaschine, Müll nach draußen (oder wohin auch immer), Handtücher in die Wanne, Tür abschließen. Formuliere es als Checkliste. Je klarer die Liste, desto schneller ist die Unterkunft für den nächsten Gast bereit.
4. Geräte
Kaffeemaschine, Spülmaschine, gegebenenfalls Waschtrockner, Thermostat, Smart-TV, alles, was nicht selbsterklärend ist. Ein Foto pro Gerät und zwei Zeilen zur Bedienung. Lass Geräte weg, die ganz normal funktionieren.
5. Müll und Recycling
Wo die Tonnen stehen, wann abgeholt wird und was wohin gehört. Das klingt banal, ist aber die zweithäufigste Nachricht von Gästen.
6. Umgebung
Drei bis fünf Tipps: der nächste gute Kaffee, der nächste Supermarkt, ein Restaurant, das der Gastgeber wirklich schätzt, die nächste Apotheke, eine Idee fürs Wochenende. Konkret und mit Namen. Allgemeines wie „tolle Restaurants in der Nähe“ wird ignoriert.
7. Notfälle
Wasserschaden, Stromausfall, Rauchmelder, ausgesperrt. Zwei Zeilen Anleitung pro Fall und eine Nummer zum Anrufen. Diesen Abschnitt hoffen Gäste nie lesen zu müssen, aber sie lesen ihn zuerst, wenn etwas schiefgeht.
8. Kontakt zum Gastgeber
Telefonnummer, bevorzugter Kanal (Airbnb-Nachricht, SMS, WhatsApp) und ein Satz zur Antwortzeit. Sei ehrlich bei den Erwartungen. „Tagsüber antworte ich innerhalb einer Stunde, nachts später“ ist besser als „immer erreichbar“, was du nicht halten kannst.
Die Gästemappe wird in den ersten fünf Minuten nach der Ankunft auf dem Handy gelesen. Was sich in diesem Zeitfenster nicht überfliegen lässt, gibt es nicht.
Format
Wohin damit: gedruckt, digital oder beides
| Format | Stärken | Schwächen |
|---|---|---|
| Gedruckte Mappe auf der Theke | Wird in den ersten fünf Minuten gelesen, funktioniert offline, ersetzt Nachrichten um 11 Uhr | Veraltet, wenn sie nicht vierteljährlich aktualisiert wird |
| PDF per E-Mail vor dem Aufenthalt | Gäste können suchen, liegt auf dem Handy | Wird bestenfalls bei 30 % der Aufenthalte gelesen |
| Eingebaute Gästemappe der Anzeige (Airbnb) | Schon vor der Buchung sichtbar, hilft beim Ranking der Anzeige | Schwer zu formatieren, Gäste kehren nach der Buchung nicht dazu zurück |
| QR-Code zu einer gehosteten Seite | Leicht zu aktualisieren, mit Statistiken | Braucht ein Handy, hängt vom WLAN ab |
Die Lösung für Gastgeber, die am besten funktioniert: eine gedruckte Mappe auf der Küchentheke und das eingebaute Feld der Anzeige mit demselben Inhalt. Lass die PDF-E-Mail weg, sie wird ignoriert.
Alles, was du einem Gast in die Hand gibst, aufeinander abgestimmt und gemeinsam zu einem Preis.
Tonfall
Der Tonfall, in dem die Gästemappe geschrieben sein sollte
Schlicht. Direkt. Kurze Sätze. Sprich den Gast mit „du“ an (Airbnb-Gäste lesen sie auf dem Handy, halb müde). Lass Emojis weg, sie wirken wie Werbung. Verzichte auf Ausrufezeichen nach der Begrüßung.
Ein Beispiel für den Tonfall, den wir meinen. Schlecht: „Willkommen in unserem wunderschönen Zuhause! Wir hoffen, dein Aufenthalt gefällt dir! Das WLAN-Passwort ist fantastisch!!!“ Gut: „WLAN: Netzwerk ApartmentA, Passwort 12345. Der Router steht im Flurschrank; trenne ihn kurz vom Strom, wenn die Verbindung abbricht.“
Die zweite Version erspart dir die Nachricht um 11 Uhr abends. Die erste klingt wie die meisten Gästemappen.
Die druckfertigen Seiten der Gästemappe gehören jetzt zum Airbnb Superhost Bundle, zusammen mit den druckbaren Schildern und der Gastgeber-Tabelle. Mit den acht Abschnitten oben und den Regeln zum Ton kommst du auch dann zu neunzig Prozent ans Ziel, wenn du lieber selbst schreibst.
Wenn du eine Gästemappe hast, die gut funktioniert, schreib ein Beispiel in die Kommentare. Wir sammeln Beispiele für das Bundle, die Gastgeber werden genannt.
Wenn dir eine leere Seite zu mühsam ist, enthält unsere Airbnb-Willkommensbuch-Vorlage diese Abschnitte der Gästemappe in acht Designs, mit fertiger Struktur zum Ausfüllen.
FAQ
Häufige Fragen, kurz beantwortet
Was sollte eine Airbnb-Gästemappe als Vorlage enthalten?
Sollte ich die Airbnb-Gästemappe ausdrucken oder nur in die Anzeige stellen?
Wie lang sollte eine Airbnb-Gästemappe sein?
Was ist der häufigste Fehler in einer Gästemappe?
Sollte ich Hausregeln in die Airbnb-Gästemappe aufnehmen?
Wenn deins oben nicht dabei ist, schreib die Frage in die Kommentare, dann nehmen wir es auf.
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