Den Vergleich von OneNote mit Notion, Evernote, Apple Notes, Obsidian und Google Keep als Kaufberatung findest du in unserem Hauptartikel beste Notiz-App.

Ausgangslage

Was eine OneNote-Vorlage für Projektmanagement leisten muss

Die Aufgabe einer OneNote-Vorlage für Projektmanagement ist, dem Projekt eine Form zu geben, die OneNote tragen kann, ohne gegen die App zu arbeiten. OneNote baut auf drei Bausteinen auf: Notizbücher (oberste Ebene), Abschnitte (Register oben im Notizbuch) und Seiten (Seiten mit Titel innerhalb eines Abschnitts). Eine gute Vorlage nutzt jeden Baustein für eine Sache: Notizbücher für Kunde oder Firma, Abschnitte für Projektphasen oder die Projekte selbst, Seiten für Aufgaben oder Ergebnisse. Vorlagen, die diese Hierarchie ignorieren, packen zu viel auf eine Seite und verlieren den Vorteil aus Suche und Links, den OneNote tatsächlich bietet.

Ehrlich betrachtet kommt es bei der Wahl einer OneNote-Vorlage für Projektmanagement darauf an, was OneNote gut kann und was nicht. Gut: ausführliche Notizen, gemischte Inhalte (Handschrift, Bilder, Dateien, eingebettete Dokumente), Ordnung nach Abschnitten, Suche über mehrere Notizbücher, Seitenlinks für Abhängigkeiten, Tags für den Status. Weniger gut: Boards mit Drag-and-drop (ein OneNote-Board verschiebt Karten per Ausschneiden und Einfügen, ohne Automatik), Gantt-Diagramme in großem Umfang (das Layout gerät ab 20 Zeilen aus den Fugen), gemeinsames Arbeiten in Echtzeit (funktioniert, ist aber träger als bei Notion oder Asana). Wähle eine Vorlage, die auf die erste Liste setzt, nicht auf die zweite.

Wenn der Plan in einer Tabelle leben soll, die das ganze Team öffnen kann, und nicht in einem Notizbuch, behandelt unser Ratgeber zur Projektplan-Vorlage denselben Plan in Google Sheets: acht Abschnitte auf einem Bildschirm und eine Aufgabenliste, die ihre Zeitleiste selbst zeichnet.

Empfehlungen

Vier Formen von OneNote-Vorlagen für Projektmanagement, die sich lohnen

Form Am besten für Genutzte OneNote-Bausteine Funktioniert im Web und mobil
Projekt mit einem Abschnitt Einzelprojekte, kleiner Umfang, ein Notizbuch Abschnitt, Seiten und Tags Ja
Abschnittsgruppen für mehrere Projekte Berater und Projektleiter mit 5 bis 10 Projekten Abschnittsgruppen, Abschnitte und Seiten Ja
Dashboard-Vorlage Überblick fürs Management, verlinkte Detailseiten Seitenlinks, Tags und Tabellenlayout Ja
Aufgabenplaner im Kanban-Stil Wöchentliches Statusboard Tabelle, Ausschneiden und Einfügen (kein eigenes Kanban) Ja, außer auf dem iPhone

Alle vier Formen haben ihren Platz, beim Kanban mit einer Bedingung. OneNote hat kein eigenes Board, also ist das Board eine Tabelle, und Karten verschiebst du per Ausschneiden und Einfügen. Das klappt unter Windows, Mac, im Web und auf dem iPad, die iPhone-App kann keine Tabelle einfügen. Das Kanban enttäuscht, wenn es Trello sein soll, mit einer Karte pro Aufgabe und der Erwartung von Drag-and-drop. Mit einer Karte pro Projekt ist es die schnellste Statusansicht im Notizbuch, den Aufbau zeigt unsere Anleitung zum OneNote-Kanban-Board.

Einzelprojekt

OneNote-Vorlage für Projektmanagement mit einem Abschnitt: die Standardwahl

Die OneNote-Vorlage für Projektmanagement mit einem Abschnitt ist die richtige Standardwahl für Einzelprojekte und kleine Teams. Ein Notizbuch für die Firma oder den Kunden, ein Abschnitt für das Projekt selbst, Seiten im Abschnitt für jede Aufgabe oder jedes Ergebnis. Die erste Seite des Abschnitts ist die Projektübersicht (Ziel, Termin, wichtige Beteiligte, aktueller Stand). Die weiteren Seiten sind Aufgaben, mit dem Verb am Anfang benannt („Angebot entwerfen“, „Kickoff planen“, „Rechnung abschicken“). Tags auf jeder Seite markieren den Status: zu erledigen, in Arbeit, blockiert, erledigt. Diese Form nutzt die Bausteine von OneNote direkt, ohne gegen sie zu arbeiten.

Die Vorlage mit einem Abschnitt trägt etwa 30 Aufgaben pro Projekt, danach wird die Suche zum Weg durchs Notizbuch. Teile dann auf eine Struktur mit Abschnittsgruppen für mehrere Projekte auf (nächster Abschnitt). Die Stärke der Vorlage ist ihre Einfachheit: Ein neues Teammitglied kann damit in 10 Minuten arbeiten. Ihre Schwäche ist, dass sie Abhängigkeiten nicht gut abbildet. Seitenlinks funktionieren, werden aber bei wachsender Seitenzahl leicht vergessen. Hat dein Projekt komplexe Abhängigkeiten, greif lieber zur Form mit Abschnittsgruppen und eigenen Seiten für Abhängigkeiten.

Mehrere Projekte

OneNote-Vorlage mit Abschnittsgruppen für mehrere Projekte: die Wahl für Berater

Die OneNote-Vorlage für Projektmanagement mit Abschnittsgruppen für mehrere Projekte ist die richtige Wahl für Berater, Projektleiter und alle, die 5 oder mehr Projekte gleichzeitig betreuen. Ein Notizbuch für die Firma, Abschnittsgruppen für Kunden oder Arbeitsbereiche, Abschnitte in jeder Gruppe für einzelne Projekte, Seiten in jedem Abschnitt für Aufgaben. Die Struktur trägt Dutzende aktive Projekte, ohne dass die Registerleiste unlesbar wird, weil sich Abschnittsgruppen auf der obersten Ebene des Notizbuchs zu je einem Register zusammenfalten.

Der Aufbau der Vorlage ist der Teil, der Zeit kostet. Du legst die Abschnittsgruppen vorab fest (nach Kunde, Quartal oder Arbeitsbereich), baust einen Vorlagenabschnitt mit Projektübersichtsseite und Aufgabenseite und kopierst diesen Abschnitt in jedes neue Projekt. Die Disziplin liegt darin, die Struktur in allen Projekten gleich zu halten, denn das macht die Suche verlässlich. Ohne einheitliche Struktur liefert die Suche nach „Kickoff“ 40 Seiten ohne Bezug, und der Vorteil der Suche verpufft.

Die OneNote-Vorlage für Projektmanagement, die langfristig bleibt, setzt direkt auf Abschnitte, Seiten und Tags. Vorlagen, die Trello oder Asana nachahmen und damit gegen die Oberfläche arbeiten, verlieren still jedes Mal.Grundlage

Dashboard

OneNote-Vorlage für Projektmanagement mit Dashboard: die Sicht fürs Management

Die Dashboard-Vorlage ist die Form für den Überblick fürs Management: eine Seite, die alles auf einen Blick zusammenfasst, mit Seitenlinks zu den Detailseiten jedes Projekts. Die Dashboard-Seite steht ganz oben im Abschnitt (oder in der Abschnittsgruppe) und enthält eine Tabelle der aktiven Projekte mit Status-Tags, Terminen und Links zum Abschnitt des Projekts. Klickst du in ein Projekt, bist du in der Vorlage mit einem Abschnitt oder für mehrere Projekte, und ein Link zurück bringt dich zum Dashboard.

Die Dashboard-Form funktioniert, weil Seitenlinks in OneNote robust sind: Sie überstehen Umbenennungen, synchronisieren zwischen Geräten und öffnen die verlinkte Seite auch im Web oder mobil direkt. Die Form fällt auseinander, wenn das Team vergisst, die Dashboard-Tabelle zu pflegen. Dann driften die Detailseiten von der Zusammenfassung weg, und die Übersicht stimmt nicht mehr mit der Wirklichkeit überein. Wähle das Dashboard nur, wenn jemand die Pflege übernimmt (mindestens wöchentlich). Ohne diese Zuständigkeit sind die Vorlagen mit einem Abschnitt oder mit Abschnittsgruppen ehrlicher.

Gebaut

Was eine fertig gebaute OneNote-Vorlage für Projektmanagement enthält

Formen lassen sich leichter beurteilen, wenn man etwas Gebautes vor sich hat. Unsere ist ein Notizbuch in vier Ebenen statt eines Abschnitts pro Projekt: Das Board und das Portfolio liegen über der Arbeit, ein Paket pro Projekt wird für jedes Projekt einmal kopiert, und die Register, an denen ein Projekt geprüft wird, liegen darunter. Hier ist die Seitenliste, damit du die Struktur siehst, bevor du entscheidest, ob du selbst baust oder mit dieser startest.

Was drin ist

OneNote-Vorlage für Projektmanagement: Kanban, RACI und Risikoregister

Windows · Mac · iPad · Web

  • OneNote-Notizbuch
  • Sofortiger Download
  • Sticker-Set mit sechs Seiten

Am besten für eine Person oder ein kleines Team, die mehrere Projekte aus einem Notizbuch führen und die Unterlagen wollen, mit denen ein Projekt wirklich läuft, statt eines Wochenplaners mit „Projektmanagement“ im Namen.

i.
Das Boardhier beginnen
Ein eigenes Register, keine Seite, die in einem Projekt vergraben ist. Fünf Spalten, Karten werden per Ausschneiden und Einfügen verschoben, die einzige Board-Mechanik, die auf jeder Plattform gleich funktioniert.
  • Kanban
  • Backlog
  • Board-Regeln
Die OneNote-Vorlage für Projektmanagement
ii.
Das Portfolio
Was läuft, was als Nächstes kommt und ob jemand die Stunden dafür hat. Seiten, die du montags liest, statt darin zu arbeiten.
  • Portfolio
  • Portfolio-Review
  • Kapazität
iii.
Das Paket pro Projekt
Einmal pro Projekt kopiert statt jedes Mal neu gebaut. Genau deshalb übersteht ein Notizbuch das zweite Projekt.
  • Projektbriefing
  • Kickoff
  • Umfang
  • Plan
  • Aufgabenaufteilung
  • Statusbericht
  • Rückblick
  • Projektabschluss
iv.
Die Register
Die Teile, an denen ein Projekt geprüft wird. Bewusst von Hand getippt: Hier rechnet nichts, denn OneNote hat keine Formeln.
  • Aufgaben
  • Erledigt
  • Meilensteine
  • Zeitplan
  • Risiken
  • Probleme
  • Annahmen
  • Menschen
  • RACI
  • Stakeholder-Karte
  • Kommunikationsplan
  • Änderungen

29 Seiten in vier EbenenDazu eine Inhaltsseite, ein Tag-System und ein Sticker-Set mit sechs Seiten, damit eine bearbeitete Seite weiterhin zum Rest passt

Seitenliste mit dem Produkt abgeglichen, 11. September 2026 Zum Notizbuch

Zwei Dinge aus dieser Liste lohnt es sich zu übernehmen, ob du etwas kaufst oder nicht. Erstens: Das Dashboard ist eine Seite, kein Abschnitt. Es steht ganz oben im Notizbuch und verlinkt nach außen, es gibt also genau eine Eingangstür. Zweitens: Das Paket pro Projekt wird kopiert statt jedes Mal neu gebaut. Das ist der Unterschied zwischen einem Notizbuch, das du im März noch nutzt, und einem, das du im Februar aufgibst. Beides braucht unsere Datei nicht. Beides baust du an einem Nachmittag selbst.

Entscheiden

Wähle die OneNote-Form für deine Situation

Drei Formen haben ihren Platz, eine nicht. Lies die Zeile, die zu deiner Arbeit passt.

Die passende Form für deine Arbeit 4 Situationen
Deine Situation Die Form Warum
Ein Projekt nach dem anderen Ein Abschnitt Ein Notizbuch, ein Abschnitt pro Projekt; der einfachste Einstieg
Fünf oder mehr Projekte oder Kunden parallel Abschnittsgruppe Eine Abschnittsgruppe pro Projekt, saubere Trennung, keine Vermischung
Bericht an Stakeholder Dashboard Eine verlinkte Übersichtsseite über den Detailabschnitten; braucht jemanden, der sie wöchentlich pflegt
Du glaubst, du willst ein Kanban-Board Baue es als Tabelle, siehe unten Kein eigenes Board; eine Karte pro Projekt, zum Verschieben ausschneiden und einfügen

Kanban

OneNote Kanban: wo Kanban in OneNote an seine Grenzen stößt

Bei den meisten Suchen nach einer OneNote-Vorlage für Projektmanagement taucht früher oder später eine Vorlage im Kanban-Stil auf: drei oder vier Spalten (Zu erledigen, In Arbeit, Prüfung, Erledigt) mit Aufgabenkarten darin. OneNote hat keine eigene Kanban-Funktion, deshalb sind die Spalten eine Tabelle, und Karten verschiebst du per Ausschneiden und Einfügen. Microsoft beschreibt Tabellen in OneNote für Mac, für das iPad und fürs Web. Die einzige Ausnahme ist das iPhone, das derzeit keine Tabelle einfügen kann. Das Board selbst funktioniert also geräteübergreifend. Es scheitert am Umfang: Eine Karte pro Aufgabe begräbt die Seite innerhalb weniger Wochen, und nichts darauf bewegt, zählt oder meldet sich von selbst.

Brauchst du ein Board, das viele Leute stündlich aktualisieren, mit Automatik und Benachrichtigungen, ist ein Tool wie Trello oder Asana das bessere Zuhause, und OneNote hält die Notizen, Dateien und das Hintergrundmaterial rund ums Projekt. Ist das Board eine wöchentliche Statusansicht für eine Person oder ein kleines Team, erledigt ein Tabellen-Board in OneNote mit einer Karte pro Projekt die Aufgabe, ohne dass du das Notizbuch verlässt. Unsere Anleitung zum OneNote-Kanban-Board zeigt den Aufbau und die drei Regeln, die es ehrlich halten.

Hast du eine OneNote-Vorlage für Projektmanagement gebaut, die ein Projekt über mehrere Quartale getragen hat, schreib die Struktur in die Kommentare. Welche Form sich langfristig hält, hängt von Teamgröße und Disziplin ab. Konkrete Muster von Projektleitern und Beratern helfen, die Empfehlungen oben einzuordnen.

FAQ

Häufige Fragen, kurz beantwortet

Welche OneNote-Vorlage für Projektmanagement ist die beste?
Für Einzelprojekte die Vorlage mit einem Abschnitt: ein Notizbuch, ein Abschnitt pro Projekt, Seiten für Aufgaben. Für Berater und Projektleiter mit 5+ Projekten die Struktur mit Abschnittsgruppen für mehrere Projekte. Für den Überblick fürs Management die Dashboard-Vorlage mit Seitenlinks zu den Detailseiten. Für ein wöchentliches Statusboard eine Kanban-Tabelle mit einer Karte pro Projekt, wobei die Aufgabendetails auf den Projektseiten stehen.
Wie nutze ich OneNote für Projektmanagement?
Nutze die Grundbausteine von OneNote: Notizbücher für Firma oder Kunde, Abschnitte für Projekte (oder Projektphasen), Seiten für Aufgaben und Ergebnisse, Tags für den Status. Seitenlinks bilden Abhängigkeiten ab, die Suche über mehrere Notizbücher hilft beim Wiederfinden. OneNote ist am besten bei ausführlichen Notizen, Dateien und Hintergrundmaterial rund um ein Projekt, weniger gut bei visuellen Boards oder Gantt-Diagrammen.
Hat OneNote Funktionen für Projektmanagement?
OneNote hat die Bausteine (Abschnitte, Seiten, Seitenlinks, Tags, Suche, eingebettete Dateien), aber keine eigene Oberfläche für Projektmanagement wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme oder Abhängigkeitsgrafiken. Das Projektmanagement entsteht dadurch, wie du deine Notizbücher aufbaust. Mit einer guten Vorlage kommt OneNote mit kleinen und mittleren Projekten gut zurecht. Für Arbeit mit visuellen Boards kombinierst du es mit Trello, Asana oder Notion.
Kann OneNote Trello oder Asana im Projektmanagement ersetzen?
Teilweise. Ausführliche Notizen, Hintergrundmaterial und die Ordnung nach Abschnitten gelingen in OneNote besser als in Trello oder Asana. Visuelle Kanban-Boards, gemeinsame Arbeit an Karten in Echtzeit und Abhängigkeitsgrafiken gelingen weniger gut. Die meisten Teams, die einen vollständigen Ersatz versuchen, kehren entweder zu einem Board-Tool zurück oder akzeptieren, dass der visuelle Ablauf außerhalb von OneNote liegt.
Funktionieren OneNote-Vorlagen für Projektmanagement im Web und mobil?
Ja, mit einer Ausnahme. Die Formen mit einem Abschnitt, mit Abschnittsgruppen, das Dashboard und die Kanban-Tabelle nutzen alle die eigenen Seiten, Abschnitte, Links und Tabellen von OneNote, die unter Windows, Mac, im Web und auf dem iPad funktionieren. Die iPhone-App kann keine Tabelle einfügen, baue die Kanban-Tabelle also zuerst auf einem anderen Gerät.

Wenn deine Frage oben fehlt, schreib sie in die Kommentare, dann nehmen wir sie beim nächsten Update auf.

Das fragen andere auch

Weitere Fragen, kurz beantwortet

Wie baue ich ein OneNote-Dashboard? Wo bekomme ich die OneNote-Vorlage für Projektmanagement? Wo finde ich die offizielle Dokumentation zu OneNote? Was ist OneNote in Microsoft 365?
Doku Microsoft: OneNote Support und Hilfe (Abschnitte, Seiten, Tags, Suche) support.microsoft.com/onenote Herstellerangabe Microsoft: OneNote in Microsoft 365 (Funktionsüberblick, unterstützte Plattformen) microsoft.com/microsoft-365/onenote